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DIgitales Fahrtenbuch im Fuhrpark

Digitale Fahrtenbücher für das finanzamt

Vom Finanzamt anerkennbare, digitale Fahrtenbücher für Firmenwagen…

Datenschutz Privat & Beruflich

Digitales Fahrtenbuch, auch ohne GPS Live-Ortung

digitales Fahrtenbuch Ansichten
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Digitale Fahrtenbücher

Das digitale elektronische Fahrtenbuch ersetzt mit Telematik das zeitaufwändige Führen eines herkömmlichen händischen (Papier-)Fahrtenbuchs. Die Vorteile eines elektronischen Fahrtenbuchs ergeben sich durch die Zeitersparnis, weil Mitarbeiter im Fahrzeug vom händischen Mitschreiben der Fahrten befreit werden und weil die Aufzeichnungen elektronisch archiviert werden, der manuelle Verwaltungsaufwand für alte Fahrtenbücher fällt weg.
Auch bei Problemen rund um die Anerkennung von Fahrtenbüchern ist das elektronische Fahrtenbuch dank GPS Ortung, exakter Adressen und Uhrzeiten viel genauer als ein händisches Fahrtenbuch.
Die Fahrer profitieren vom digitalen Fahrtenbuch, weil die gefahrenen Privatkilometer mit unterdrückter GPS Ortung aufgezeichnet werden und die automatische Abrechnung von Sachbezügen und Diäten vereinfacht wird. Für viele Unternehmen ist das digitale Fahrtenbuch eine optimale Ergänzung als digitaler Leistungsnachweis für die Mitarbeiter im Außendienst und bei Nachfragen von Kunden über Einsatzzeiten vor Ort.

Monatsgesamtüberblick Zusammenfassung der Fahrten aus dem digitalen Fahrtenbuch

Vorteile von digitalen Fahrtenbüchern

Digitales Fahrtenbuch

digitales Fahrtenbuch Laptop Übersicht
  • Automatische, sofortige Dokumentation der Fahrten mit Stopps
  • Vom Finanzamt anerkennbar
  • Lückenlose Dokumentation aller Fahrten (Firma und privat)
  • Datenschutz der Privatsphäre für Mitarbeiter durch Ausblenden der Live-Ortung bei privaten Fahrten UND auch bei Firmenfahrten möglich
  • Automatische Fahrererkennung, tatsächliche Kilometerstände
  • Automatisches Fahrtenbuch mit Monatsübersicht und Jahresübersicht, Sachbezug, etc.

Papierfahrtenbuch

Papierfahrtenbuch
  • Lückenhaft, unvollständig und nicht zeitnah geführt
  • Probleme bei der Anerkennung durch das Finanzamt
  • Ungenau und zeitaufwändig für den Fahrer
  • Zeitaufwändig für die Lohnverrechnung (Sachbezug)
  • Archivierung ist aufwändig
  • Kilometer müssen manuell in Systeme erfasst werden

Fahrtenbücher, (k)ein Problem?!

Gute Mitarbeiter und Arbeiter sind oft ganz schlechte Fahrtenbuch-Führer. Vor der Einführung des digitalen Fahrtenbuchs wurde oft tagelang auf das Führen des Fahrtenbuchs vergessen oder es wurde immer ein gesamter Eintrag für einen ganzen Tag geführt. Dann sitzt jemand vom Innendienst und schreibt nachträglich die Fahrtenbücher nach so gut es geht. Bei einer Prüfung ist es dann immer ein Streitfall, ob das Fahrtenbuch überhaupt anerkannt wird.

Fuhrparkleiter in Industrieunternehmen, Oberösterreich

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Wie funktioniert das digitale Fahrtenbuch?

  • Im elektronischen Fahrtenbuch werden alle Fahrten mit Start- und Endadresse, gefahrenen Kilometern, und den Zeiten automatisch aufgezeichnet.
  • Bei der Fahrererkennung ist es möglich, die Dauer der Anmeldung und die Häufigkeit der Anmeldung vorab einzustellen, damit sich Fahrer z.B. einmalig täglich anmelden müssen.
  • Fahrten, die mit Privatschalter gefahren werden, werden ohne Adresse als Privatfahrt angezeigt.
  • Nachträgliche Änderungen werden im Kommentartext angezeigt.
  • Der Fahrer im Fahrtenbuch kann entweder über die Software oder Smartphone App zugeordnet werden oder man verwendet eine Fahrererkennung im Fahrzeug, damit sich Fahrer anmelden können.
  • Durch Kunden-Namen oder Baustellen, die für diese Adresse einmalig angelegt wurden, ist das Fahrtenbuch noch aussagekräftiger.

Häufige Fragen zum elektronischen Fahrtenbuch (FAQ)

Elektronische (digitale) Fahrtenbücher sind finanzamtstauglich und werden in der üblichen Praxis anerkannt. Die folgenden Ausführungen gelten nur für Österreich und ohne rechtliche Gewähr bzw. ersetzen keine Rechtsberatung.

  • Elektronische Fahrtenbücher sind prinzipiell “anerkennbar”, wenn die Anforderungen (lückenlos, zeitnah, manipulationssicher) erfüllt sind. Es gibt keine Zertifizierung für “anerkannte elektronische Fahrtenbücher”.
  • Die Aufzeichnungen müssen alle Daten zur Fahrt zeitnah und fortlaufend vorgenommen werden.
  • Zur Verhinderung von Manipulationen ist eine geschlossene Form der Aufzeichnung erforderlich, so dass Änderungen, Streichungen und Ergänzungen erkennbar sind.
  • Zwingend bei beruflichen Reisen sind die Angaben: Datum, Reiseziel, aufgesuchter Kunde/Geschäftspartner bzw. Gegenstand der dienstlichen Verrichtung
  • Über die Anerkennung entscheidet das Prüfungsorgan bei der Prüfung, denn es muss schließlich sichergestellt sein, dass das GPS Ortungsgerät fachmännisch installiert ist und die Aufzeichnungen korrekt sind.

Die Antwort auf diese Frage hängt von einigen Faktoren ab. Grundsätzlich gibt es unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen in Österreich, Deutschland und der Schweiz und wir bieten dazu keine Rechtsberatung an. Dass elektronische oder digitale Fahrtenbücher 100% finanzamtstauglich sind, ist eine Vereinfachung, die oft in der Werbung zu finden ist, also quasi ein Versprechen sowie die 100% sichere Geldanlage oder ein 100% wirksames Medikament. Man ist klug beraten, 100% Aussagen in der Werbung kein absolutes Vertrauen zu schenken. Denn es gibt von den Finanzbehörden keine Akkreditierung oder Voraus-Auskunft, ob ein Fahrtenbuch bei der zukünftigen Prüfung tatsächlich anerkannt wird oder ob es etwas zu bemängeln gibt.

Mit dem Lohnsteuerrichtlinien-Wartungserlass 2022 änderte das Finanzamt die bisherige Rechtsansicht, dass Spezialfahrzeuge per se keinen Sachbezug bei Arbeitnehmer:innen auslösen können. Es ist nur mehr die Fahrtstrecke Dienstort-Wohnort von der Sachbezugspflicht befreit, da es sich bei dieser Fahrtstrecke um Werkverkehr handelt. Der Nachweis, das Spezialfahrzeuge nur für die Fahrtstrecke Wohnort-Dienstort privat genutzt wurde, kann grundsätzlich nur durch ein lückenlos geführtes Fahrtenbuch erbracht werden.
Welche Fahrzeuge gelten als Spezialfahrzeuge?
Gemäß Finanzamt handelt es sich bei Spezialfahrzeugen, um Fahrzeuge, die aufgrund ihrer Ausstattung eine andere private Nutzung praktisch ausschließen, wie zb Montagefahrzeuge mit eingebauter Werkbank oder Einsatzfahrzeuge (zb ARBÖ-Pannenfahrzeuge).
Nachweispflicht in der Praxis
Wir empfehlen ab sofort das lückenlose Führen eines Fahrtenbuchs, um belegen zu können, dass die Fahrzeuge abgesehen von der Wegstrecke Dienstort-Wohnort nicht für andere private Zwecke der Arbeitnehmer:innen benützt wurden.

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Im kostenlosen Webinar am 12.02.2025 erfahren Sie wie Fahrtenbücher korrekt geführt werden, mehr über den Unterschied zwischen Privat- und Dienstfahrten, welche Sachbezüge für Sie relevant sind sowie mehr über Ausnahmen und Sonderregelungen.

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Digitales Fahrtenbuch am PC bearbeiten

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Mehr Informationen

Kilometerstände

Distanzen und Kilometerstände werden entweder über GPS-Ortung und manuelle Kalibrierung berechnet ODER kommen direkt aus dem Fahrzeug (CANBUS oder OBD-Daten).

Kilometerstand im digitalen Fahrtenbuch in der GPS Fleet Software

Fahrererkennung

Bei wechselnden Fahrern oder Poolfahrzeugen gibt es mehrere Möglichkeiten, sich als Fahrer über einen RFID-Chip/Mitarbeiterkarte oder im Fahrzeug anzumelden.

Fahrtenbuch bearbeiten

Fahrer können am Smartphone oder im Nachhinein (am PC) Fahrten kommentieren (Kostenstellen, uvm). Änderungen werden revisionssicher dokumentiert.

digitales Fahrtenbuch am Smartphone editieren

Privatfahrten

Über Privatschalter oder Smartphone oder über Dienstzeiten-Kalender werden private Fahrten im Fahrtenbuch markiert.

Privatschalter für Privatfahrten im digitalen Fahrtenbuch

Datenschutz

Neben den Privatfahrten kann auch bei Firmenfahrten die Live-Ortung deaktiviert werden, kurze Stopps werden im Fahrtenbuch nicht angezeigt, für Details wird eine Datenschutz-Freigabe benötigt.

Privatfahrten im digitalen Fahrtenbuch bearbeiten

Weiterverarbeitung

Jeder Fahrer erhält per Mail automatisch sein Fahrtenbuch, Sachbezüge sind für die Lohnverrechnung abrufbar, die Weiterverrechnung über Schnittstellen ist möglich.

Service-Erinnerung für die nächste Zulassungskontrolle im digitalen Fuhrpark-Management
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