Elektronische (digitale) Fahrtenbücher sind finanzamtstauglich und werden in der üblichen Praxis anerkannt. Die folgenden Ausführungen gelten nur für Österreich und ohne rechtliche Gewähr bzw. ersetzen keine Rechtsberatung.

• Elektronische Fahrtenbücher sind prinzipiell “anerkennbar”, wenn die Anforderungen (lückenlos, zeitnah, manipulationssicher) erfüllt sind. Es gibt keine Zertifizierung für “anerkannte elektronische Fahrtenbücher”.

• Die Aufzeichnungen müssen alle Daten zur Fahrt zeitnah und fortlaufend vorgenommen werden.

• Zur Verhinderung von Manipulationen ist eine geschlossene Form der Aufzeichnung erforderlich, so dass Änderungen, Streichungen und Ergänzungen erkennbar sind.

• Zwingend bei beruflichen Reisen sind die Angaben: Datum, Reiseziel, aufgesuchter Kunde/Geschäftspartner bzw. Gegenstand der dienstlichen Verrichtung

• Über die Anerkennung entscheidet das Prüfungsorgan bei der Prüfung, denn es muss schließlich sichergestellt sein, dass das GPS Ortungsgerät fachmännisch installiert ist und die Aufzeichnungen korrekt sind.

Die Antwort auf diese Frage hängt von einigen Faktoren ab. Grundsätzlich gibt es unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen in Österreich, Deutschland und der Schweiz und wir bieten dazu keine Rechtsberatung an. Dass elektronische oder digitale Fahrtenbücher 100% finanzamtstauglich sind, ist eine Vereinfachung, die oft in der Werbung zu finden ist, also quasi ein Versprechen sowie die 100% sichere Geldanlage oder ein 100% wirksames Medikament. Man ist klug beraten, 100% Aussagen in der Werbung kein absolutes Vertrauen zu schenken. Denn es gibt von den Finanzbehörden keine Akkreditierung oder Voraus-Auskunft, ob ein Fahrtenbuch bei der zukünftigen Prüfung tatsächlich anerkannt wird oder ob es etwas zu bemängeln gibt.

1. Frühzeitig im Projekt kompetente Beratung einholen. Denn beim Kauf von Fahrzeugen gibt es oft genug Erfahrung, aber das Aussuchen und Finden des passenden Telematik-Systems zur Erstellung von Fahrtenbüchern ist eine Entscheidung für viele Jahre und sollte reiflich überlegt werden. Lassen Sie sich zu den möglichen Varianten beraten und welches Zubehör Sie einsetzen können.

2. Binden Sie alle betroffenen Stakeholder in Ihrer Organisation frühzeitig ein, das betrifft hauptsächlich das Fuhrparkmanagement, die Fahrer, natürlich auch die Fachabteilungen (wie Logistik, Service, Disposition oder Vertrieb, aber auch Personal (Abrechnung) oder die eigene IT (Schnittstellen). Wer hat welche besonderen Anforderungen? Wo kann man Kosten reduzieren und Zeit sparen? Gibt es einen Betriebsrat oder wie können die betroffenen Fahrer und Mitarbeiter positiv auf das neue Thema eingestimmt werden? Bei allen neuen Innovationen gibt es in der Psychologie einen gewissen Anteil von Persönlichkeiten, die allen Neuerungen erstmal skeptisch gegenüberstehen. Wenn diese Skeptiker positiv von einem Produkt-Test oder den Vorteilen überzeugt werden können, klappt die Einführung ohne interne Widerstände oder Gegenwind.

3. Testen Sie die für Sie am besten passenden Lösungen in Ihrem Unternehmen selbst.

4. Vergleichen Sie nicht Äpfel mit Birnen, denn es gibt verschiedenste Anbieter und Angebote am Markt, vom kleinen Einzelkämpfer bis zum großen Netzanbieter. Suchen Sie einen Anbieter mit eigener Software-Entwicklung, falls Sie in Zukunft speziellere Anforderungen umgesetzt haben wollen? Möchten Sie einen Ansprechpartner, der neben dem Verkauf auch noch einen eigenen professionellen Support hat? Ist der Kauf bei einem Vermittler oder Netzwerkunternehmen wirklich, das was Sie wollen oder sprechen Sie lieber gleich mit den Experten? Die Einsparungen durch ein elektronisches Fahrtenbuch sind so groß, dass es sich auszahlt, ein paar Euro mehr in ein etabliertes System mit eigener Weiterentwicklung zu investieren…

5. Denken Sie an den Datenschutz. Wer in der Firma soll Zugriff auf die gewonnenen Daten haben? Wer benötigt die digitalen Fahrtenbücher im Tagesgeschäft? Der Kreis der Benutzer für die Live-Ortung sollte möglichst klar definiert sein oder die Live-Ortung kann sogar gänzlich deaktiviert werden und gleichzeitig ein ordentliches digitales Fahrtenbuch geschrieben werden.

6. Wer kümmert sich um die Sicherheit Ihrer Daten? Meist erfolgt die Speicherung und Verarbeitung innerhalb der Europäischen Union, zusätzlich wichtig ist, wie up-to-date die Software und Server sind und wie stabil und sicher das System gegen Hacker und Viren abgesichert ist. Große Software-as-a-Service Anbieter haben zumeist eigene Datenschutz-Beauftragte und können Ihre Daten über sichere Cloud-Server wie AWS (Amazon-Web-Services) innerhalb des deutsch-sprachigen Raums sicher speichern und verarbeiten.

7. Wer kümmert sich um den Einbau in Ihre Firmenflotte? Zum einen sollte das elektronische Fahrtenbuch von jeder Fachwerkstatt einfach einzubauen sein. Der Einbau kann mittels Einbau-Smartphone-Apps unterstützt werden. Zum anderen ist es oft sinnvoll und eine wesentliche Erleichterung, wenn Ihr Anbieter Ihnen professionelle Einbau-Firmen empfehlen kann, die auch den Einbau vor Ort übernehmen können.

Mit dem Lohnsteuerrichtlinien-Wartungserlass 2022 änderte das Finanzamt die bisherige Rechtsansicht, dass Spezialfahrzeuge per se keinen Sachbezug bei Arbeitnehmer:innen auslösen können. Es ist nur mehr die Fahrtstrecke Dienstort-Wohnort von der Sachbezugspflicht befreit, da es sich bei dieser Fahrtstrecke um Werkverkehr handelt. Der Nachweis, das Spezialfahrzeuge nur für die Fahrtstrecke Wohnort-Dienstort privat genutzt wurde, kann grundsätzlich nur durch ein lückenlos geführtes Fahrtenbuch erbracht werden.

Welche Fahrzeuge gelten als Spezialfahrzeuge?

Gemäß Finanzamt handelt es sich bei Spezialfahrzeugen, um Fahrzeuge, die aufgrund ihrer Ausstattung eine andere private Nutzung praktisch ausschließen, wie zb Montagefahrzeuge mit eingebauter Werkbank oder Einsatzfahrzeuge (zb ARBÖ-Pannenfahrzeuge).

Nachweispflicht in der Praxis

Wir empfehlen ab sofort das lückenlose Führen eines Fahrtenbuchs, um belegen zu können, dass die Fahrzeuge abgesehen von der Wegstrecke Dienstort-Wohnort nicht für andere private Zwecke der Arbeitnehmer:innen benützt wurden.