Standard-Modul – Rechtskonform – Oft verwendet

Digitales Fahrtenbuch
im Fuhrpark

Finanzamt? 100% konform!

Vom Finanzamt anerkannbare digitale Fahrtenbücher für Firmenfahrzeuge in Österreich und Deutschland

Datenschutz Privat & Beruflich

Saubere Trennung von Privat- und Geschäftsfahrten, ganz ohne Handy oder App

Digitales Fahrtenbuch auf Knopfdruck

Zeitsparend, vollständig, automatisch: Mit oder ohne GPS Live-Ortung

Ein Mann am Schreibtisch mit einem Ultrawide-Monitor, der die GPS-Ortung und das digitales fahrtenbuch von gps.at anzeigt, während ihm eine Frau die Autoschlüssel übergibt.

Beratung und Angebotserstellung
leicht gemacht

Warum unser digitales Fahrtenbuch das Letzte ist, das Sie suchen werden.

Das fehleranfällige Papier-Fahrtenbuch hat ausgedient – das wissen Sie bereits. Aber auch der ständige Wechsel und Vergleichen zwischen unzureichenden digitalen Lösungen verbrennt wertvolle Zeit!
Unser digitales Fahrtenbuch ist Ihr letzter Stopp, weil es die kritischen Anforderungen kompromisslos abdeckt. Absolute Rechtssicherheit bei der Anerkennung, smarte Fahrererkennung, der tatsächliche Kilometerstand und strikter Datenschutz machen den Unterschied.

Beenden Sie den Anbieter-Vergleich: Holen Sie sich Ihre unverbindliche Beratung und lösen Sie das Problem ein für alle Mal.

Rechtssicherheit
  • GoBD konformes* elektronisches Fahrtenbuch (lückenlos, revisionssicher, automatisiert, zeitgerecht…)
  • Datenschutz: die Privatsphäre der Fahrer wird geachtet, Live-Tracking ist -freundlich ausblendbar
Genauigkeit
  • Exakte Kilometerstände dank festeingebauter Telematik im Fahrzeug
  • OBD2-Stecker mit Kilometerstandserfassung
  • Offline-Funktion gegeben (z.B. Funklöcher)
Privatfahrten
  • Privat-Gewerblich Schalter mit LED fest verbaut

  • Privat-Gewerblich Schalter für OBD2 Stecker in Minuten installiert

  • Schalten Sie Fahrten anhand von Dienstzeitplänen automatisch auf Privat
  • Nachbearbeitung von Privat-Gewerblich über das Smartphone
Automatische Fahrererkennung
  • RFID Fahrererkennung mit LED und Buzzer direkt im Fahrzeug
  • Fahrererkennung für OBD2-Stecker in Minuten installiert
  • Auch über Smartphone möglich
Sicherheit & Datenschutz
  • Live-Ortung ausblendbar oder nur nach Freigabe
  • Private Daten bleiben geschützt
  • Verschlüsselte Datenspeicherung
  • Zugriffsbeschränkungen für verschiedene Nutzerrollen
  • Single-Sign-On für aktive User statt Passwörter
Benutzerfreundlichkeit
  • Fahrer, Benutzer und Fuhrparkleiter erhalten den passenden Funktionsumfang durch konfigurierbare Nutzerrollen
  • Fahrer und Benutzer greifen unterwegs via Smartphone zu, Sie müssen KEINE Apps installieren!
  • Sie nutzen die Software über das Internet (Cloud-Anwendung), große Firmen erhalten eigene Dedicated Cloud Server
Integration & Schnittstellen
  • Verbinden Sie die Fahrzeuganlage über Schnittstellen mit Ihrem ERP-System
  • Fahrtenbuch-Informationen täglich oder monatlich über Schnittstellen weiterverrechnen

  • Schnittstellen zum Abgleich der Fahrer-Stammdaten und Benutzer (mit Berechtigungen)

Reporting & Analyse
  • Fahrtenbücher und Übersichten sofort online verfügbar, downloadbar als PDF oder Excel
  • Fahrer erhalten ihr Fahrtenbuch auf Wunsch monatlich per Mail
  • Alle Berichte auch automatisch erstellen und per Mail versenden lassen

  • Flexible Berichtsfilter für große Fahrzeugflotten

Einbau
  • Einbau durch torkonfektionierte steckbare Kabelsätze für den professionellen Telematik-Einbau
  • Unsere OBD2 Stecker sind sofort montiert und Einsatzbereit
Updates & Support
  • Die GPS Fleet Software wird ständig weiterentwickelt und die Funktionen werden an die neuesten Anforderungen und Kundenwünsche angepasst
  • Regelmäßige Software-Updates und eine Software-Architektur am neuesten Stand sorgen für maximale Sicherheit

  • Andere arbeiten mit diversen Apps und verschiedenen Programmen und alten Weboberflächen oder Versionen, das ist unsicher, teuer und langsam in der Weiterentwicklung

Vorteile von digitalen Fahrtenbüchern

Digitales Fahrtenbuch

Lächelnder Unternehmer im modernen Büro nutzt digitales Fahrtenbuch auf Laptop von gps.at zur effizienten Fuhrparkverwaltung.
  • Automatische, sofortige Dokumentation der Fahrten mit Stopps
  • Vom Finanzamt anerkennbar
  • Lückenlose Dokumentation aller Fahrten (Firma und privat)
  • Datenschutz der Privatsphäre für Mitarbeiter durch Ausblenden der Live-Ortung bei privaten Fahrten UND auch bei Firmenfahrten möglich
  • Automatische Fahrererkennung, tatsächliche Kilometerstände
  • Automatisches Fahrtenbuch mit Monatsübersicht und Jahresübersicht, Sachbezug, etc.

Papierfahrtenbuch

Mädchen lacht und zerreißt ein Fahrtenbuch aus Papier.
  • Lückenhaft, unvollständig und nicht zeitnah geführt
  • Probleme bei der Anerkennung durch das Finanzamt
  • Ungenau und zeitaufwändig für den Fahrer
  • Zeitaufwändig für die Lohnverrechnung (Sachbezug)
  • Archivierung ist aufwändig
  • Kilometer müssen manuell in Systeme erfasst werden

Digitale Fahrtenbücher

Das digitale elektronische Fahrtenbuch ersetzt mit Telematik das zeitaufwändige Führen eines herkömmlichen händischen (Papier-)Fahrtenbuchs. Die Vorteile eines elektronischen Fahrtenbuchs ergeben sich durch die Zeitersparnis, weil Mitarbeiter im Fahrzeug vom händischen Mitschreiben der Fahrten befreit werden und weil die Aufzeichnungen elektronisch archiviert werden, der manuelle Verwaltungsaufwand für alte Fahrtenbücher fällt weg.
Auch bei Problemen rund um die Anerkennung von Fahrtenbüchern ist das elektronische Fahrtenbuch dank GPS Ortung, exakter Adressen und Uhrzeiten viel genauer als ein händisches Fahrtenbuch.
Die Fahrer profitieren vom digitalen Fahrtenbuch, weil die gefahrenen Privatkilometer mit unterdrückter GPS Ortung aufgezeichnet werden und die automatische Abrechnung von Sachbezügen und Diäten vereinfacht wird. Für viele Unternehmen ist das digitale Fahrtenbuch eine optimale Ergänzung als digitaler Leistungsnachweis für die Mitarbeiter im Außendienst und bei Nachfragen von Kunden über Einsatzzeiten vor Ort.

  • elektronisches Fahrtenbuch finanzamtstauglich
  • elektronisches Fahrtenbuch mit privaten und dienstlichen Fahrten
  • Digitales Fahrtenbuch Jahresgesamtübersicht der Fahrten
  • Digitales Fahrtenbuch monatliche Aufstellung aller Fahrten
  • Digitales Fahrtenbuch mit Sachbezugsberechnung je Fahrer

    Beratung und Angebotserstellung
    leicht gemacht

    Fahrtenbücher, (k)ein Problem?!

    Gute Mitarbeiter und Arbeiter sind oft ganz schlechte Fahrtenbuch-Führer. Vor der Einführung des digitalen Fahrtenbuchs wurde oft tagelang auf das Führen des Fahrtenbuchs vergessen oder es wurde immer ein gesamter Eintrag für einen ganzen Tag geführt. Dann sitzt jemand vom Innendienst und schreibt nachträglich die Fahrtenbücher nach so gut es geht. Bei einer Prüfung ist es dann immer ein Streitfall, ob das Fahrtenbuch überhaupt anerkannt wird.

    Fuhrparkleiter in Industrieunternehmen, Oberösterreich

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    Wie funktioniert das digitale Fahrtenbuch?

    • Im elektronischen Fahrtenbuch werden alle Fahrten mit Start- und Endadresse, gefahrenen Kilometern, und den Zeiten automatisch aufgezeichnet.
    • Bei der Fahrererkennung ist es möglich, die Dauer der Anmeldung und die Häufigkeit der Anmeldung vorab einzustellen, damit sich Fahrer z.B. einmalig täglich anmelden müssen.
    • Fahrten, die mit Privatschalter gefahren werden, werden ohne Adresse als Privatfahrt angezeigt.
    • Nachträgliche Änderungen werden im Kommentartext angezeigt.
    • Der Fahrer im Fahrtenbuch kann entweder über die Software oder Smartphone App zugeordnet werden oder man verwendet eine Fahrererkennung im Fahrzeug, damit sich Fahrer anmelden können.
    • Durch Kunden-Namen oder Baustellen, die für diese Adresse einmalig angelegt wurden, ist das Fahrtenbuch noch aussagekräftiger.

    Häufige Fragen zum elektronischen Fahrtenbuch (FAQ)

    Elektronische (digitale) Fahrtenbücher sind finanzamtstauglich und werden in der üblichen Praxis anerkannt. Die folgenden Ausführungen gelten nur für Österreich und ohne rechtliche Gewähr bzw. ersetzen keine Rechtsberatung.

    • Elektronische Fahrtenbücher sind prinzipiell “anerkennbar”, wenn die Anforderungen (lückenlos, zeitnah, manipulationssicher) erfüllt sind. Es gibt keine Zertifizierung für “anerkannte elektronische Fahrtenbücher”.
    • Die Aufzeichnungen müssen alle Daten zur Fahrt zeitnah und fortlaufend vorgenommen werden.
    • Zur Verhinderung von Manipulationen ist eine geschlossene Form der Aufzeichnung erforderlich, so dass Änderungen, Streichungen und Ergänzungen erkennbar sind.
    • Zwingend bei beruflichen Reisen sind die Angaben: Datum, Reiseziel, aufgesuchter Kunde/Geschäftspartner bzw. Gegenstand der dienstlichen Verrichtung
    • Über die Anerkennung entscheidet das Prüfungsorgan bei der Prüfung, denn es muss schließlich sichergestellt sein, dass das GPS Ortungsgerät fachmännisch installiert ist und die Aufzeichnungen korrekt sind.
    Die Antwort auf diese Frage hängt von einigen Faktoren ab. Grundsätzlich gibt es unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen in Österreich, Deutschland und der Schweiz und wir bieten dazu keine Rechtsberatung an. Dass elektronische oder digitale Fahrtenbücher 100% finanzamtstauglich sind, ist eine Vereinfachung, die oft in der Werbung zu finden ist, also quasi ein Versprechen sowie die 100% sichere Geldanlage oder ein 100% wirksames Medikament. Man ist klug beraten, 100% Aussagen in der Werbung kein absolutes Vertrauen zu schenken. Denn es gibt von den Finanzbehörden keine Akkreditierung oder Voraus-Auskunft, ob ein Fahrtenbuch bei der zukünftigen Prüfung tatsächlich anerkannt wird oder ob es etwas zu bemängeln gibt.
    Mit dem Lohnsteuerrichtlinien-Wartungserlass 2022 änderte das Finanzamt die bisherige Rechtsansicht, dass Spezialfahrzeuge per se keinen Sachbezug bei Arbeitnehmer:innen auslösen können. Es ist nur mehr die Fahrtstrecke Dienstort-Wohnort von der Sachbezugspflicht befreit, da es sich bei dieser Fahrtstrecke um Werkverkehr handelt. Der Nachweis, das Spezialfahrzeuge nur für die Fahrtstrecke Wohnort-Dienstort privat genutzt wurde, kann grundsätzlich nur durch ein lückenlos geführtes Fahrtenbuch erbracht werden.
    Welche Fahrzeuge gelten als Spezialfahrzeuge?
    Gemäß Finanzamt handelt es sich bei Spezialfahrzeugen, um Fahrzeuge, die aufgrund ihrer Ausstattung eine andere private Nutzung praktisch ausschließen, wie zb Montagefahrzeuge mit eingebauter Werkbank oder Einsatzfahrzeuge (zb ARBÖ-Pannenfahrzeuge).
    Nachweispflicht in der Praxis
    Wir empfehlen ab sofort das lückenlose Führen eines Fahrtenbuchs, um belegen zu können, dass die Fahrzeuge abgesehen von der Wegstrecke Dienstort-Wohnort nicht für andere private Zwecke der Arbeitnehmer:innen benützt wurden.
    gratis Webinar:

    Steuercheck Fuhrpark

    Holen Sie sich die kostenlose Aufzeichnung vom Webinar zum Thema Steuercheck im Fuhrpark. Erfahren Sie die Unterschiede zwischen Dienst- und Privatfahrten, wie man Fahrtenbücher richtig führt, Sachbezüge ausrechnet und reduziert.

    Responsive Design – Smartphone-Optimiert – Schneller als Apps aus Appstores

    Digitales Fahrtenbuch am PC bearbeiten

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    Mehr Informationen
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    Kilometerstände

    Distanzen und Kilometerstände werden entweder über GPS-Ortung und manuelle Kalibrierung berechnet ODER kommen direkt aus dem Fahrzeug (CANBUS oder OBD-Daten).

    Kilometerstand im digitalen Fahrtenbuch in der GPS Fleet Software
    Fahrererkennung

    Bei wechselnden Fahrern oder Poolfahrzeugen gibt es mehrere Möglichkeiten, sich als Fahrer über einen RFID-Chip/Mitarbeiterkarte oder im Fahrzeug anzumelden.

    Automatische Fahrererkennung mit RFID
    Fahrtenbuch bearbeiten

    Fahrer können am Smartphone oder im Nachhinein (am PC) Fahrten kommentieren (Kostenstellen, uvm). Änderungen werden revisionssicher dokumentiert.

    digitales Fahrtenbuch am Smartphone editieren
    Privatfahrten

    Über Privatschalter oder Smartphone oder über Dienstzeiten-Kalender werden private Fahrten im Fahrtenbuch markiert.

    Privatschalter für Privatfahrten im digitalen Fahrtenbuch
    Datenschutz

    Neben den Privatfahrten kann auch bei Firmenfahrten die Live-Ortung deaktiviert werden, kurze Stopps werden im Fahrtenbuch nicht angezeigt, für Details wird eine Datenschutz-Freigabe benötigt.

    Privatfahrten im digitalen Fahrtenbuch bearbeiten
    Weiterverarbeitung

    Jeder Fahrer erhält per Mail automatisch sein Fahrtenbuch, Sachbezüge sind für die Lohnverrechnung abrufbar, die Weiterverrechnung über Schnittstellen ist möglich.

    Service-Erinnerung für die nächste Zulassungskontrolle im digitalen Fuhrpark-Management

    Logbook-20 – am OBD2

    Das Logbook-20 GPS Ortungsgerät wird schnell am OBDII Diagnosestecker von PKW oder LKWs angesteckt, daher ist KEIN Einbau erforderlich. Zur einfachen Ortung, als digitales Fahrtenbuch oder zur Kontrolle von Einsatzzeiten von Handwerkern, Servicetechnikern und Firmenfahrzeugen.

    fleet – 60

    Das Fleet-60 ist ein modernes, sehr flexibles GPS Ortungsgerät. Es verbindet höchste Genauigkeit, Zuverlässigkeit und Flexibilität mit wichtigen Erweiterungen: Motordaten durch integriertes CANBUS-Modul mit 2 CANBUS-Anschlüssen, 2 Zusatzeingänge, Fahrererkennung mittels 1wire oder RFID und Bluetooth Low Energy.