Erweiterungs-Modul – Reservierungen automatisieren

Poolcars digital reservieren

REservierung durch Mitarbeiter

Einfach am Smartphone oder PC ein Poolcar buchen

Digital für bessere Auslasung

Mehr Buchungen, weniger Aufwand für Fuhrparkmitarbeiter

Digitaler Schlüsselschrank

Schlüsselausgabe automatisieren

Lassen Sie sich beraten

VORTEILE der digitalen Poolfahrzeug-Reservierung
 

Die Poolcar-Reservierungs-Funktion ist ein Zusatzmodul der GPS Fleet Software, das für Firmenfahrzeuge die Poolcar-Buchungen beschleunigt und massiv verbessert. Die Poolcar-Reservierung funktioniert mit digitalem Fahrtenbuch oder auf Wunsch auch OHNE Live-Ortung. Im Vergleich zur herkömmlichen Verwaltung von Poolcars über Mitarbeiter am Empfang oder im Fuhrpark ist die Zeitersparnis immens. Fuhrparkleiter mit modernem Poolcar-Reservierung können Fahrzeuge einsparen und gleichzeitig die Anzahl der Buchungen erhöhen!

Mit Digitalisierung

arbeiten mit Digitalisierung
  • Selbständige Buchung durch Mitarbeiter spart Zeit
  • Mehr Komfort für die Mitarbeiter (keine Wartezeit)
  • Bessere Übersicht über Fuhrpark-Auslastung und geplante Buchungen
  • Umplanen und sofortige Reaktionsmöglichkeit bei Verspätungen
  • Kombinierbar mit digitalem Schlüsselkasten / digitaler Schlüsselbox
  • Kombinierbar mit digitalem Fahrtenbuch
  • Buchungen können Kostenstellen verrechnet werden
  • Elektro-Fahrzeuge können anhand Ladestand bevorzugt werden

OHNE Digitalisierung

Fuhrparkmanagement ohne Digitalisierung
  • Outlook-Kalender stoßen an ihre Grenzen
  • Excel-Listen haben KEINE Automatisierung
  • Fehlende Übersicht zur Auslastung und tatsächlichen Verwendung
  • Keine digitalen Fahrtenbücher, fehlende ungenaue Fahrtenbücher
  • Keine automatischen Buchungsberichte und Kostenstellen
  • E-Fahrzeuge können nicht automatisch vergeben werden

Vor der Einführung des digitalen Schlüsselkastens war es bei Wintersteiger so, dass die Planung und Vergabe der Poolfahrzeuge über das Versandbüro organisiert wurde. Die Mitarbeiter konnten zu den Bürozeiten von 7:00 bis 17:00 Uhr das reservierte Poolauto abholen oder zurückbringen, was uns an die Anwesenheit der Kollegen im Versandbüro band.

Es war uns wichtig, ein System zu finden, das wenig bis gar kein menschliches Eingreifen erforderte. Mit dem Poolverwaltungssystem von GPS .at hat Wintersteiger die passende Lösung gefunden. Der digitale Schlüsselkasten wurde zentral am Haupteingang installiert.

Die Schulung der Kolleginnen und Kollegen erfolgte über das Intranet, und es stellte sich schnell heraus, dass dieses System einfach zu handhaben ist. Die Mitarbeiter loggen sich online ins System ein und reservieren das gewünschte Fahrzeug zum gewünschten Zeitpunkt. Die Bestätigung erfolgt prompt und unkompliziert.

Gelegentlich kann es vorkommen, dass nicht genügend Fahrzeuge verfügbar sind. Doch auch dieses Problem können wir schnell lösen, indem wir einen Leihwagen organisieren. Auch dieser Schlüssel wird dann in das System integriert und über den Schlüsselkasten vergeben.

Für mich als Fuhrparkleiterin bedeutet dies eine erhebliche Zeitersparnis, da das System automatisch bucht und mir dadurch viel Arbeit erspart bleibt. Kein Mitarbeiter ist mehr an Zeiten gebunden und kann zu jeder Tages- uns Nachtzeit den Schlüssel entnehmen bzw. retour geben. Somit kann sich ein jeder auch seine Dienstreisen so gestalten wie es für ihn am meisten Sinn mach.

Ich überprüfe regelmäßig die Buchungen und muss aber jedoch nur selten in das System eingreifen. In dieser Hinsicht hat Wintersteiger mit GPS.at den idealen Partner gefunden.

Fleet-Management, Wintersteiger Operations GmbH, Oberösterreich

Zusatz-Modul – Web-Responsive – Single-Sign-On

Poolfahrzeug am Smartphone buchen

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Mehr Informationen
Buchen von Poolcars automatisieren

Fuhrparkleiter stellen die Poolfahrzeuge zur Buchung zur Verfügung. Mitarbeiter steigen am Arbeitsplatz (am PC) oder am Smartphone ein und buchen ein Poolfahrzeug für den passenden Zeitraum.

  • Mitarbeiter bekommen das passende Fahrzeug
  • Elektro-Autos werden (für kurze Strecken) bevorzugt
  • Freigabe-Workflow einstellbar
  • Automatisierte Mails mit Buchungsbestätigungen und Kalender-Einträgen
  • Probleme mit dem Fahrzeug können gemeldet werden
Buchungsübersichten für Poolfahrzeuge
Poolcar-Reservierung Dashboard

Die Poolfahrzeug-Buchungen können im Zeitverlauf ausgewertet werden

Buchungskalender für Poolfahrzeuge
Verfügbare Poolcars am Ressourcenkalender anzeigen

In täglichen, wöchentlichen, monatlichen Kalenderansichten können die Poolcar-Buchungen bearbeiten werden.

Buchungsauslastung der geplanten Buchungen
Buchungsübersicht der Poolfahrzeuge mit Auslastung

Fuhrparkmanager sehen die aktuellen und geplanten Buchungen und können die zukünftige Auslastung der Poolcars besser einschätzen.

Poolfahrzeug-Flotte konfigurieren
Konfiguration der Poolcar-Flotte

Fuhrparkleiter stellen ein, welche Reichweite ein Poolauto hat oder erhöhen die Priorität oder die Pufferzeit eines Fahrzeugs. Auch Sonderausstattungen sind konfigurierbar.

Lassen Sie sich beraten