Erweiterungs-Modul – Innovativ – Smart

Poolfahrzeuge Reservierung und Management

Selbstständige Reservierung

Mitarbeiter können Fahrzeuge einfach und direkt per Smartphone oder PC buchen.

Digital für bessere Auslastung

Mehr Buchungen aber weniger Aufwand für Fuhrparkmitarbeitende!

Digitaler Schlüsselschrank oder Schlüsselbox

Perfekte Integration für die Schlüsselausgabe: Schnell, einfach und praktisch!

Digitales Fahrtenbuch

Automatisch geführt und fehlerfrei – perfekt für Poolfahrzeuge mit wechselnden Fahrer.

Poolfahrzeug-Reservierung Buchungskalender

Beratung und Angebotserstellung
leicht gemacht

Hardware-Integrationen für die Software und für Ihren Fuhrpark

Digitale Schlüsselbox

Mit der digitalen Schlüsselbox wird die gemeinsame Nutzung von Firmenfahrzeugen deutlich einfacher: Der Fahrzeugschlüssel bleibt sicher im Auto, während berechtigte Mitarbeiter das Fahrzeug per Smartphone öffnen können.

Digitaler Schlüsselschrank

Schlüsselübergaben müssen keinen Mitarbeiter beschäftigen. Mit unserem elektronischen Schlüsselschrank und Schließfachsystem organisieren Sie Ausgabe, Rückgabe und Zugriffsberechtigungen automatisch – online und rund um die Uhr.

Vorteile unserer Software zur Poolfahrzeugverwaltung

Fuhrparkleiter stehen oft vor der Herausforderung: Wer nutzt welches Poolfahrzeug, und wie kommt nächste Fahrer zum Fahrzeugschlüssel? Ohne klare Übersicht entstehen Chaos, ineffiziente Abläufe und steuerliche Risiken und Haftungsrisiken für den Fuhrparkleiter oder Geschäftsführer.

Mit unserer Poolfahrzeug Software und dem digitalen Fahrtenbuch für Poolfahrzeuge behalten Sie jederzeit den Überblick – einfach, rechtssicher, automatisiert und auf Wunsch auch datenschutzfreundlich OHNE Live-Ortung.

Poolfahrzeuge digital verwalten

Erfolgreich Poolcar Reservierungen mit Gps Fleet Software und digitalen Schlüsselschränke - ein Mann und eine Frau zeigen wie einfach es ist.

  • Buchen in wenigen Klicks: Mitarbeiter reservieren selbstständig per Smartphone oder PC – ohne Rückfragen und Wartezeiten.

  • Alles in Echtzeit im Blick: Verfügbare Fahrzeuge, Buchungen und Änderungen sind jederzeit aktuell und transparent.

  • Fuhrpark besser auslasten: Fahrzeuge werden gleichmäßiger genutzt, Doppelbuchungen vermieden und wenig genutzte Fahrzeuge schnell erkannt.

  • Kosten gezielt reduzieren: Auswertungen zeigen, welche Fahrzeuge tatsächlich benötigt werden – und wo sich Fuhrparkkosten einsparen lassen.

  • Abläufe konsequent automatisieren: Schlüsselübergabe, digitales Fahrtenbuch und weitere Telematik-Lösungen greifen zentral ineinander.

Poolfahrzeuge manuell verwalten

Poolcar Reservierungen mit der GPS Fleet Software und Schlüsselschränke kann das Leben der Fuhrparkleiter einfacher machen

  • Ständiger Abstimmungsaufwand: Telefonate, E-Mails und Rückfragen kosten Mitarbeiter und Fuhrparkmanagement unnötig Zeit.

  • Keine verlässliche Echtzeit-Übersicht: Excel und Outlook zeigen nur begrenzt, welches Fahrzeug wann tatsächlich verfügbar ist.

  • Ungleichmäßige Fahrzeugnutzung: Einige Fahrzeuge sind ständig im Einsatz, während andere ungenutzt auf dem Parkplatz stehen.

  • Versteckte Kosten bleiben unentdeckt: Ohne aussagekräftige Nutzungsdaten ist schwer erkennbar, welche Fahrzeuge wirklich gebraucht werden.

  • Viele einzelne Arbeitsschritte: Buchung, Schlüsselübergabe und Fahrtenbuch müssen separat organisiert und kontrolliert werden.

Beratung und Angebotserstellung
leicht gemacht

Vor der Einführung des digitalen Schlüsselkastens war es bei Wintersteiger so, dass die Planung und Vergabe der Poolfahrzeuge über das Versandbüro organisiert wurde. Die Mitarbeiter konnten zu den Bürozeiten von 7:00 bis 17:00 Uhr das reservierte Poolauto abholen oder zurückbringen, was uns an die Anwesenheit der Kollegen im Versandbüro band.

Es war uns wichtig, ein System zu finden, das wenig bis gar kein menschliches Eingreifen erforderte. Mit dem Poolverwaltungssystem von GPS .at hat Wintersteiger die passende Lösung gefunden. Der digitale Schlüsselkasten wurde zentral am Haupteingang installiert.

Die Schulung der Kolleginnen und Kollegen erfolgte über das Intranet, und es stellte sich schnell heraus, dass dieses System einfach zu handhaben ist. Die Mitarbeiter loggen sich online ins System ein und reservieren das gewünschte Fahrzeug zum gewünschten Zeitpunkt. Die Bestätigung erfolgt prompt und unkompliziert.

Gelegentlich kann es vorkommen, dass nicht genügend Fahrzeuge verfügbar sind. Doch auch dieses Problem können wir schnell lösen, indem wir einen Leihwagen organisieren. Auch dieser Schlüssel wird dann in das System integriert und über den Schlüsselkasten vergeben.

Für mich als Fuhrparkleiterin bedeutet dies eine erhebliche Zeitersparnis, da das System automatisch bucht und mir dadurch viel Arbeit erspart bleibt. Kein Mitarbeiter ist mehr an Zeiten gebunden und kann zu jeder Tages- uns Nachtzeit den Schlüssel entnehmen bzw. retour geben. Somit kann sich ein jeder auch seine Dienstreisen so gestalten wie es für ihn am meisten Sinn mach.

Ich überprüfe regelmäßig die Buchungen und muss aber jedoch nur selten in das System eingreifen. In dieser Hinsicht hat Wintersteiger mit GPS.at den idealen Partner gefunden.

Fleet-Management, Wintersteiger Operations GmbH, Oberösterreich

Zusatz-Modul – Web-Responsive – Single-Sign-On

Poolfahrzeug am Smartphone buchen

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Mehr Informationen
Inhalt entsperren Erforderlichen Service akzeptieren und Inhalte entsperren
Poolfahrzeug-Reservierungen automatisieren

Fuhrparkleiter stellen die Poolfahrzeuge zur Buchung zur Verfügung. Mitarbeiter steigen am Arbeitsplatz (am PC) oder am Smartphone ein und buchen ein Poolfahrzeug für den passenden Zeitraum.

  • Mitarbeiter bekommen das passende Fahrzeug
  • Elektro-Autos werden (für kurze Strecken) bevorzugt
  • Freigabe-Workflow einstellbar
  • Automatisierte Mails mit Buchungsbestätigungen und Kalender-Einträgen
  • Schlüsselausgabe über digitalen Schlüsselschrank oder Auf- und Zusperren des Fahrzeugs mittels Smartphone und Schlüsselbox im Fahrzeug
  • Probleme mit dem Fahrzeug können gemeldet werden
Übersicht Auslastung der Poolfahrzeuge
Poolcar-Reservierung Dashboard

Die Poolfahrzeug-Buchungen können im Zeitverlauf ausgewertet werden

Buchungskalender für Poolfahrzeuge
Verfügbare Poolcars am Ressourcenkalender anzeigen

In täglichen, wöchentlichen, monatlichen Kalenderansichten können die Poolcar-Buchungen bearbeiten werden.

Buchungsauslastung der geplanten Buchungen
Buchungsübersicht der Poolfahrzeuge mit Auslastung

Fuhrparkmanager sehen die aktuellen und geplanten Buchungen und können die zukünftige Auslastung der Poolfahrzeuge besser einschätzen.

Poolfahrzeuge konfigurieren
Konfiguration der Poolcar-Flotte

Fuhrparkleiter stellen ein, welche Reichweite ein Poolfahrzeug hat oder erhöhen die Priorität oder die Pufferzeit eines Fahrzeugs. Auch Sonderausstattungen sind konfigurierbar.

Häufige Fragen zur Einführung einer Software zur Poolfahrzeugverwaltung mit digitalem Fahrtenbuch

Die Verwaltung von Poolfahrzeugen gehört zu den Hauptaufgaben eines Fuhrparkmanagers innerhalb eines Unternehmens. Dazu gehören die Reservierung, Wartung, Kostenkontrolle und die Einhaltung rechtlicher Vorschriften. Fuhrparkleiter sollen die Fahrzeugauslastung optimieren, die Mitarbeiterzufriedenheit und die Mitarbeiterproduktivität  steigern und die Kosten senken.

Was sind die Vorteile eines Software-Reservierungssystems für Poolfahrzeuge?

Unser digitales Reservierungssystem für Poolfahrzeuge ist für Fuhrparkleiter heutzutage unverzichtbar. Mit unserem Poolfahrzeug-Buchungsmodul lassen sich Fahrzeuge zentral verwalten, Fahrer buchen selbstständig online ein Fahrzeug und Doppelbuchungen werden automatisch verhindert. Das System zeigt jederzeit an, welche Fahrzeuge verfügbar sind, wie lange sie genutzt werden und wann sie wieder frei werden. Dadurch können Unternehmen ihre Flotte optimal auslasten und unnötige Standzeiten vermeiden.
Ein weiterer Vorteil ist die Transparenz: Jeder Fahrer wird eindeutig einem Fahrzeug und einer Fahrt zugeordnet. Dies erleichtert die Nachverfolgung und die Dokumentation – insbesondere, weil unser digitales Fahrtenbuch für Poolfahrzeuge automatisch integriert werden kann. Fuhrparkleiter, Fahrer und die Verwaltung sparen sich dadurch erheblichen Verwaltungsaufwand und reduzieren das Risiko von teuren Strafen aufgrund mangelhafter händisch geführter Fahrtenbücher.

Unser Software-Modul zur Poolfahrzeugverwaltung arbeitet mit automatisierten E-Mail-Benachrichtigungen, die Fuhrparkleiter und Fahrer gleichermaßen entlasten. Fahrer erhalten Mails mit Kalendereinträgen für ihre Buchungen, Hinweise zur Fahrzeugrückgabe oder Informationen über Änderungen in der Reservierung. So wird vermieden, dass Fahrzeuge zu spät zurückgegeben.
Für Fuhrparkleiter bedeuten die Benachrichtigungen bei zu späten Fahrzeugrückgaben mehr Sicherheit. Das System informiert automatisch bei Änderungen bei den Fahrzeugreservierungen oder wenn ein Poolfahrzeug zu spät retour kommt. Auf diese Weise wird das Verwalten von Poolfahrzeugen deutlich effizienter, transparenter und stressfreier.

Beim Reichweitenmanagement von Poolfahrzeugen geht es darum, stets den aktuellen Tankfüllstand oder Batteriezustand im Blick zu haben. Gerade in Fuhrparks mit Elektrofahrzeugen ist es entscheidend zu wissen, wie weit ein Fahrzeug mit der aktuellen Reichweite kommt und ob es rechtzeitig geladen werden muss. Unsere Poolfahrzeugreservierungs-Software liefert den aktuellen Batteriefüllstand der E-Fahrzeuge automatisch und wählt automatisch das passende E-Fahrzeuge für die gebuchte Strecke.

Das erleichtert nicht nur die Planung, sondern sorgt auch für zufriedene Fahrer. So werden effizient immer die günstigen, kleineren E-Fahrzeuge für Kurzstrecken verwendet und die Betriebskosten für die Poolfahrzeugflotte langfristig gesenkt.

Die digitale Schlüsselübergabe ist ein zentraler Bestandteil unserer modernen Poolfahrzeug Software. Statt manuell Schlüssel zu verwalten oder Übergaben mit dem Empfang zu koordinieren, erfolgt der Zugriff auf das Fahrzeug über elektronische Schlüsselschränke oder sogar das Smartphone. Der Fahrer erhält den Zugang zum Poolfahrzeugschlüssel nur während des gebuchten Zeitraums – danach wird der Schlüssel automatisch wieder gesperrt. Wenn kein digitaler Schlüsselkasten verwendet werden soll, können die Schlüssel auch über Schlüsselboxen im Fahrzeug aufbewahrt werden und das Fahrzeug über das Smartphone des Fahrers während der Buchung auf- und zugesperrt werden. Bei sehr neuen Fahrzeugen gibt es auch die Möglichkeit, Fahrzeuge remote über Smartphone zu öffnen und zu schließen.

Für Fuhrparkleiter bedeutet das: weniger organisatorischer Aufwand, mehr Sicherheit und eine klare Nachvollziehbarkeit. Jede Schlüsselübergabe wird automatisch dokumentiert und im System hinterlegt. Zusammen mit dem Fahrtenbuch für Poolfahrzeuge entsteht so eine vollständige Übersicht über die Fahrzeugnutzung. Dieses digitale Verfahren spart Zeit, verhindert Missbrauch (z.B. unerlaubte Privatnutzung) und sorgt dafür, dass Poolfahrzeuge jederzeit kontrolliert und transparent verwaltet werden können.

Eine zuverlässige Führerscheinkontrolle ist für das sichere Verwalten von Poolfahrzeugen unverzichtbar. Nur autorisierte Personen sollten Zugriff auf die Flotte haben – und genau hier unterstützen wir Fuhrparkmanager durch unsere moderne Poolfahrzeug Software mit digitaler Führerscheinkontrolle. Über regelmäßige Führerscheinkontrollen am Smartphone wird sichergestellt, dass ausschließlich Fahrer, deren Führerschein regelmäßig digital kontrolliert wurde, die Fahrzeuge nutzen können. Das reduziert die persönlichen Haftungsrisiken für die Geschäftsführer und den Fuhrparkleiter maßgeblich.

Beratung und Angebotserstellung
leicht gemacht