Sachbezug bei PKW in Österreich entsteht dann, wenn ein Firmenfahrzeug auch privat genutzt werden darf. Nutzt ein Mitarbeiter sogar mehrere Firmenfahrzeuge auch privat, kann das jedoch schnell teuer werden. Laut einer aktuellen Entscheidung des Bundesfinanzgerichts (BFG) kann für jedes privat nutzbare Fahrzeug ein eigener Sachbezug anfallen. Das Gericht folgte dabei nicht der Argumentation, dass ein Fahrer ohnehin nur ein Fahrzeug gleichzeitig nutzen könne und daher nur ein Sachbezug anzusetzen sei.

In Österreich gilt zudem eine strikte Regelung bezüglich der CO2-Emissionen: Für Fahrzeuge mit Erstzulassung vor 2020, die höheren Emissionswerte aufweisen, fällt grundsätzlich der volle Sachbezug an (2 % der Anschaffungskosten, bis zu maximal 960 € monatlich). Seither wurden die Richtlinien und Grenzwerte Jahr für Jahr verschärft. Heute liegt der maximale Grenzwert für Neuwagen bei 126 g/km CO2 – im Vergleich zu 138 g/km im Jahr 2021. Liegt das Fahrzeug unter dieses Grenzwerts, reduziert sich der Sachbezug auf 1,5 %. Wer jedoch trotz Neuzulassung diesen Wert überschreitet, zahlt unweigerlich die vollen 2 %.

Die schlechte Nachricht vorweg: Abgesehen von Hybridmodellen und reinen Elektroautos (die aktuell noch bis Ende 2026 vom Sachbezug befreit sind, wie aus dem Positionspapier des Fuhrparkverbands Austria hervorgeht), überschreiten viele Fahrzeuge mit Verbrennungsmotor den jeweils geltenden CO₂-Grenzwert bereits mit vergleichsweise geringer Zusatzausstattung. Ein klassisches Beispiel aus der Firmenwagen-Praxis: Der Skoda Octavia Combi in der Basisversion „Essence TSI“ wird vom Hersteller mit 123 g/km angegeben. Doch schon „banale“ Extras wie breitere Reifen oder eine Klimaanlage können den Wert sofort über die kritische 126 g/km-Marke treiben.

Eine Ausnahme, die zu einer Halbierung des Sachbezugs führt, ist die sogenannte „500-km-Grenze“: Wenn ein Mitarbeiter das Fahrzeug monatlich nicht mehr als 500 km für private Zwecke nutzt (bis zu einer Gesamtsumme von 6.000 km pro Jahr – was im Durchschnitt etwa 16,6 km pro Tag entspricht), halbiert sich der Sachbezugswert. Aber Achtung: Der Arbeitsweg (Wohnung – Arbeitsstätte) gilt in Österreich steuerlich ebenfalls als Privatfahrt! Bei Einhaltung dieser Grenze sinkt der Sachbezug von 1,5 % auf 0,75 % bzw. von 2 % auf 1 %.

Neben klaren internen Richtlinien und der Vermeidung des Zugriffs einer einzelnen Person auf mehrere Firmenwagen, bleibt unterm Strich nur eine rechtssichere Lösung: Das Führen eines ordnungsgemäßen und manipulationssicheren digitalen Fahrtenbuchs, das vom Finanzamt anerkannt wird.

Dieses muss lückenlos und eindeutig dokumentieren, wann und wo Dienst- und Privatfahrten stattgefunden haben (mehr über private Fahrten und dienstliche Fahrten erfahren). Excel-Tabellen oder handschriftliche Aufzeichnungen sind hierfür kaum noch zeitgemäß, da sie fehleranfällig sind und bereits bei geringen Mängeln vom Finanzamt abgelehnt werden. Für eine lückenlose und transparente Protokollierung empfiehlt sich daher der Einsatz digitaler Systeme, die eine lückenlose Dokumentation gewährleisten und den strengen Vorgaben der Finanzverwaltung vollumfänglich entsprechen.